PERENCANAAN SDM SEBAGAI KEGIATAN MANAJEMEN SDM

Setiap dan semua organisasi untuk mewujudkan, mempertahankan dan mengembangkan eksistensinya memerlukan kegiatan manajemen yang efektif dan efisien, baik dengan menterapkan Manajamen Fungsional, Manajemen Berorientasi tujuan  Mana -  Mutu Terpadu  (Total Quality Management disingkat MBO), maupun manajemen Strategik (Management Strategic).

Disamping itu manusia adalah penggerak organisasi, tanpa manusia sebagai sumber daya maka organisasi tidak akan berfungsi. Kondisi itu menunjukkan bahwa manusia sebagai sumber daya, merupakan faktor sentral yang harus memberdayakan sumber daya lainnya, termasuk sumber daya manusia sendiri. Sumber daya lainnya yang harus diberdayakan manusia dalam kegiatan manajemen untuk menggerakkan organisasi di dalam bidangnya masing – masing sekurang – kurangnya terdiri dari sumber Daya Material, Sumber Daya Finansial, Sumber Daya Teknologi dan Sumber Daya Informasi.

Dalam mengimplementasikan kegiatan manajemen SDM diperlukan pelaksanaan salah satu kegiatannya yang disebut perencanaan SDM. Dengan kata lain, Manajemen SDM dan perencanaan SDM adalah kegiatan yang harus dilaksanakan secara terintegrasi di lingkungan sebuah organisasi/perusahaan.

Kegiatan dan tujuan perencanaan SDM harus menunjang perwujudan kegiatan dan pencapaian tujuan Manajemen SDM, yang pada akhirnya harus menunjang pula terhadap pengimplementasian fungsi – fungsi manajemen untuk mencapai tujuan organisasi /perusahaan secara efektif dan efisien. Oleh karena itu perencanaan SDM akan kehilangan maknanya, jika tidak dilakukan sebagai kegiatan untuk membantu para manajer agar memperoleh SDM yang kemampuannya sesuai dengan jenis dan sifat pekerja yang menjadi tugas pokok unit kerja masing – masing. Agar  perencanaan kuantitatif dan kualitatif yang ditetapkan benar – benar sesuai dengan kebutuhan untuk mengisi jabatan atau pekerja yang kosong di lingkungan setiap dan semua unit kerja.

Dari diagram pawer point terlihat bahwa manajemen SDM memerlukan strategi, agar pendayagunaan SDM  ( Tenaga Kerja ) untuk mencapai tujuan  organisasi/perusahaan berlangsung efektif dan efisien. Strategi Manajemen SDM memiliki lima komponen pokok yang terdiri dari filsafat (Philosophy).

Filsafat Manajemen SDM adalah nilai – nilai yang dipedomani dalam berperilaku dan dijadikan dasar setiap pengambilan keputusan dan kebijaksanaan, baik mengenai kegiatan bisnis maupun dalam memperlakukan SDM dilingkungan sebuah organisasi/perusahaan .

Manajemen SDM termasuk juga perencanaan SDM hanya dapt dilaksanakan secara profesional, apabila filsafat dan kebijaksanaan dilingkungan suatu organisasi/perusahaan didasari nilai – nilai Demokratis. Nilai – nilai demokratis yang mendukung pelaksanaan strategi manajemen SDM dan kegiatan perencanaan SDM profesional antara lain sebagai berikut:

1.   Menghargai perbedaan kemampuan pekerja ( SDM ) sebagai invidu.

2.   Memberikan kesempatan yang sama dalam berprestasi melalui bidang kerja masing – masing.

3.   Memberikan peluang yang sama dalam pengembangan kemampuan kerja bagi setiap pekerja.

4.   Menumbuhkan dan mengembangkan kemampuan bekerja sama berdasrkan prinsip saling menghargai kelebihan dan memahami kekurangan rekan kerja.

5.   Memberikan perlakuan yang sama dalam pengembangan karier dan pengumpahan, berdasarkan kontribusi yang terbaik dan persaingan yang fair.

Implementasi nilai – nilai demokratis secara umum terlihat dalam kebijaksanaan para manajer khususnya manajer puncak dalam bentuk perlakuan tanpa deskriminasi terhadap semua pekerja, seperti kesempatan atau perlakuan yang sama dan adil dan promosi, pelatihan, penilaian kerja, dan pengumpahan.

Beberapa program dalam Manajemen SDM yang demokratis antara lain program perbaikan kualitas kehidupan kerja / Quality of Work life (OWL) yang mencakup program mempartisipasikan pekerja dibidangnya dan sesuai posisinya masing – masing, program penyelesaian konflik yang terbuka, jujur dan tidak berpihak, program supervisi yang jujur dan obyektif, program kesehatan dan keselamatan kerja, program pembinaan hubungan kerja, dan program pembinaan disiplin kerja.

Dampak dari kegiatan perencanaan SDM, kegiatan rekrutmen dan seleksi yang berpedoman pada hasil prediksi kebutuhan SDM secara kuantitatif dan kualitatif, sangat besar pengaruhnya terhadap kegiatan manajemen, antara lain kegiatan Orientasi, Kegiatan pelatihan dan pengembangan, perencanaan karier, penilaian kinerja dan pengumpahan. Pengaruh tersebut terletak pada keberhasilan atau kegagalan dalam pengadaan SDM yang berkualitas dan kompetitif.

Kegiatan perencanaan SDM sangat tergantung pada kegiatan Analisis pekerja, karena keberhasilannya dalam memprediksi jumlah (kuantitas) dan kualifikasi (kualitas) SDM yang dibutuhkan organisasi/perusahaan, harus ditetapkan berdasarkan jenis, sifat, volume dan beban kerja setiap unit kerja. Seluruh informasi tersebut di dalam hasil Analisis pekerja. Hasil yang pertama adalah Deskripsi pekerjaan yang berisi tentang uraian tugas – tugas/ pekerjaan yang dapat dipergunakan untuk memprediksi jumlah SDM yang dibutuhkan . sedangkan wewenang dan tanggung jawab berdasarkan jenjang jabatan/pekerjaan yang terdapat didalam Deskripsi pekerjaan, dapat dipergunakan untuk memprediksi tingkat keterampilan/keahlaian atau pendidikan dan pengalaman sebagai kualifikasi. Hasil Analisis pekerjaan yang kedua adalah Spesifikasi pekerjaan yang berisi tentang karakteristik ( sifat – sifat ) SDM yang dapat melaksanakan suatu jabatan/pekerjaan secara efektif dan efissien.

Perencanaan SDM diiringi dengan rekrutmen dan seleksi sangat berpengaruh pada kinerja organisasi/perusahaan di masa depan, yang tergantung  terpenuhi atau tidak permintaan (demand) dari segi jumlah dan kualifikasi SDM sesuai dengan kebutuhan yang mampu memberikan kontribusi untuk meningkatkan produktivitas dan kualitas kerja. Untuk itu diperlukan beberapa komitmen para manajer khususnya manajer puncak. Adapun komitmennya adalah sebagai berikut:

1.   Manajer puncak dan para manajer unit kerja/departement semua jenjang (level) menganut  filsafat dan melaksanakan kebijaksanaan dengan nilai – nilaib demokratis. Nilai – nilai itu diimplementasikan dalam budaya organisasi berupa cara berpikir, bersikap dan berprilaku tanpa diskriminasi atau dengan memberikan kesempatan yang sama pada semua SDM untuk berkompetisi berdasarkan prestasi dalam melaksanakan pekerjaan/jabatan yang dipercayakan organisasi/perusahaan.

2.   Manajemen puncak dan para manajer unit kerja/departemen menyadari dan menerima konsep bahwa organisasi/perusahaan membutuhkan SDM yang potensial untuk mengantisipasi perubahan dan perkembangan lingkungan bisnis dimasa depan dalam rangka mempertahankan dan mengembangkan eksistensi organisasi/perusahaan.

3.   Manajer puncak menyediakan pembiayaan (cost) SDM yang cukup khususnya untuk kegiatan perencanaan SDM, dan tindak lanjutnya dalam kegiatan Rekrutmen dan Seleksi. Anggaran atau pembiayaan (cost) yang disediakan untuk perencanaan kegiatan perencanaan SDM dan kegiatan tindak lanjutnya harus mampu menghindari pengurangan prediksi jumlah dan kualifikasi SDM, yang berdampak perencanaan bisnis tidak dapat dilaksanakan secara efektif dan efisien.

4.   Manajer puncak dan para manajer unit kerja/departemen menerima konsep mengutamakan prinsip mendayagunakan lebih dahulu secara maksimal SDM dari sumber internal yang memenuhi persyaratan kualifikasi dalam mengisi jabatan/posisi kosong, baik melalui promosi jabatan (vertikal) maupun pindah (horizontal).

Bertolak dari keempat komitmen tersebut diatas dapat dilakukan pengembangan perencanaan SDM terpadu sebagai suatu sistem dengan penanggung jawab sebagai berikut:

a.   Untuk perusahaan berskala besar yang memiliki puluhan atau ratusan ribu pekerja yang tersebar diperusahaan pusat dan cabang – cabangnya, Manajemen SDM berada dalam pengelolaan wakil presiden perusahaan bidang SDM. Departemen rekrutmen dan seleksi SDM serta departemen penempatan SDM yang dipimpin oleh tiga tenaga spesialis dalam bidangnya masing – masing sebagai manajer. Disamping itu dapat dibentuk direktur lainnya seperti Direktur pengembangan SDM yang membawahi Departemen pelatihan dan pengembangan, Departemen Supervisi dan penilaian kinerja yang dipimpin masing – masing oleh seorang manajer.

b.   Untuk organisasi/perusahaan berskala cukup besar atau berskala menengah dengan ribuan atau puluhan ribu SDM, yang tersebar dibanyak perusahaan cabangnya, manajemen SDM berada dalam pengelolaan seorang direktur SDM.dan terdapat tiga departemen yang menjadi bawahannya terdiri dari Departemen perencanaan SDM, Rekrutmen dan seleksi serta Departemen penempatan yang dipimpin seorang manajer.

c.   Untuk organisasi perusahaan berskala kecil dengan ratusan atau lebih sedikit jumlah SDM dapat dibentuk satu Departemen SDM untuk mengelola seluruh kegiatannya dengan dipimpin seorang Manajer SDM.

Sistem perencanaan SDM terpadu pada dasarnya cenderung bersifat  sentralistik, karena kegiatannya seolah – olah dipusatkan pada perusahaan pusat. Kondisi itu berdampak pada birokrasi yang tinggi, dan dapat menimbulkan kelambanan dalam pengambilan keputusan tentang SDM. Untuk itu organisasi/perusahaan cabang perlu menyediakan informasi SDM secara lengkap dan cepat menyampaikan setiap kali terjadi perubahan atau perkembangan data SDM dilingkungannya masing – masing.

Disamping itu bahkan secara lebih khusus dapat diprediksi perkembangan bisnis pilihan masing – masing organisasi/perusahaan dimasa depan prediksi yang menunjukkan masa depan bisnis yang cerah karena pertumbuhan ekonomi dan moneter nasional dan internasional cenderung positif, bagi sebuah organisasi/perusahaan akan membawa dampak pada peluang melaksanakan bisnisnya secara efektif dan efesien.

Hasil predeksi tersebut diatas yang mengarah pada meningkatkan permintaan (demand) SDM, harus diiringi dengan predeksi sumber – sumber SDM dari pasar tenaga kerja internal dan eksternal perusahaan yang dapat digunakan untuk pengadaan SDM di masa depan.predeksi itu memerlukan berbagai kegiatan sebagai penunjang perencanaan SDM agar dapat dilakukan secara akurat. Predikdi itu penting dilakukan karena besar pengaruhnya dalam menetapkan sumber SDM eksternal yang dibutuhkan untuk mengisi kekosongan, dari semua predeksi tersebut dapat dirumuskan perencanaan SDM, baik dari segi jumlah (kuantitarif) dan kualifikasi kemampuan (kualitatif) maupun penentuan waktu rekrutmen dan seleksi.

Oleh karena itu terlepas dari besar kecilnya skala sebuah organisasi/perusahaan, berarti perencanaan terpadu harus dikembangkan sebagai satu sistem, yang didalamnya terdapat beberapa sub sistem atau komponen yang saling berhubungan dan saling memperngaruhi dan berfungsi sebagai satu kesatuan. Komponen utama yang saling berkaitan terdiri dari:

1.   RENSTRA dan RENOP yang terurai secara jelas didalam Analisis pekerjaan, diikuti dengan pembagian, pembidangan dan pengelompokan pekerjaan sejenis menjadi unit kerja yang terstruktur secara vertikal dan horizontal dalm bentuk struktur organisasi

2.   Tujuan perencanaan SDM dihunungkan dengan program dan kegiatan bisnis yang diemban oleh setiap unit kerja

3.   Kegiatan perencanaan untuk memprediksi jumlah dan kualitas SDM dengan memanfaatkan hasil Audit SDM dan hasil evaluasi pekerjaan khususnya untuk menetapkan kualifikasi SDM yang dibutuhka, baik dari sumber internal maupun eksternal

4.   Penetapan persyaratan atau kualifikasi SDM yang akan dipergunakan dalam rekrutmen dan seleksi

5.   Prediksi permintaan (demand) dan persediaan (supply) pasar tenaga kerja (internal dan eksternal)

6.   Sistem komtrol dan evaluasi, sekaligus sebgai umpan balik (feed back) untuk memperbaiki perencanaan SDM berikutnya.