MAKALAH

PERANAN SISTEM INFORMASI DALAM MENDUKUNG BISNIS

MAGISTER MANAJEMEN

PROGRAM PASCASARJANA UMI

2013

PERANAN SISTEM INFORMASI DALAM MENDUKUNG BISNIS

PENDAHULUAN           

          Sistem informasi itu penting dan perlu bagi setiap orang, instansi, organisasi, maupun lembaga – lembaga lainnya. Namun, sistem informasi tersebut dapat menjadi suatu sistem informasi yang useless bilamana sistem informasi tersebut tidak dikelola dengan baik dan benar dan disesuaikan dengan kebutuhan. Oleh sebab itu, sering kali disebut bahwa sistem informasi sangat penting kaitannya dengan keberlangsungan suatu organisasi. Sehingga dalam hal ini suatu organisasi wajib membangun sistem informasinya dengan sangat baik karena sistem informasi yang terintegrasi dengan sangat baik akan mampu membawa organisasi tersebut kearah kemajuan karena mampu menghadapi persaingan. Sebaliknya jika sistem informasi dalam suatu organisasi tidak dapat terintegrasi dengan baik maka sistem informasi tersebut hanya akan membawa suatu organisasi pada suatu keadaan yang bernama kemunduran bahkan organisasi tersebut akan tumbang karena kalah dengan persaingan – persaingan yang ada. Melihat keadaan yang semacam ini maka suatu organisasi harus melakukan suatu tindakan yang bernama sistem informasi manajemen (SIM). Karena pada dasarnya sistem informasi manajemen (SIM) sangat erat kaitannya dengan perencanaan, manajemen, penggunaan teknologi, pemasaran, bahkan pengambilan keputusan.

            Sistem informasi manajemen  merupakan suatu kombinasi dari manusia (user), software, hardware, jaringan, sistem, data, dan informasi yang disebarluaskan. Sistem informasi manajemen  juga dapat didefinisikan sebagai sebuah sistem yang menerima data (input) dan memprosesnya menjadi sebuah produk informasi guna untuk mendukung fungsi operasi, manajemen, dan pengambilan keputusan dalam suatu organisasi. Sebagai contohnya yaitu laporan penjualan, laporan peserta suatu mata kuliah, dan lain sebagainya.

          Mengingat suatu sistem informasi manajemen sangatlah penting bagi keberlangsungan suatu organisasi, maka suatu organisasi harus mampu membangun sistem informasinya dengan sangat baik karena sistem informasi yang terbangun dengan sangat baik akan mampu membawa suatu organisasi pada arah kemajuan. Dan sebaliknya jika suatu organisasi tidak mampu membangun sistem informasinya dengan sangat baik maka dapat dipastikan bahwa organisasi tersebut akan kalah dalam persaingan. Oleh sebab itu suatu sistem informasi manajemen harus memiliki kriteria – kriteria antara lain sebagai berikut: 

1.    Menyeluruh

Sistem informasi manajemen yang dibangun dalam suatu organisasi atau perusahaa harus mampu mengcover seluruh sistem informasi yang terdapat didalamnya baik itu sistem informasi formal maupun informal, baik yang manual maupun yang berkomputer. Termasuk dalam hal ini yaitu sistem informasi proyek, sistem informasi perkantoran, atau bahkan sistem informasi yang menopang pengambilan keputusan. Dalam hal ini sustu sistem informasi manajemen juga harus mampu bertindak sebagai penyeimbang dari sistem – sistem lain yang ada pada organisasi atau perusahaan tersebut.

2.    Terkoordinasi

Biasanya didalam suatu organisasi penggunaan dari sistem informasi bersifat terpisah, artinya bahwa sistem informasi ini tidak berada pada satu titik pusat organisasi. Sehingga hal ini sangat menyulitkan dalam bidang pengawasannya. Oleh sebab itu, sebuah sistem informasi manajemen harus dikoordinasikan secara terpusatuntuk menjamin bahwa data yang diproses, otomasisasi perkantoran, maupun data intelejen, dan juga komponen – komponen yang lainnya dikembangkan dan dioperasikan dengan cara terencanadan terkoordinasi semuanya untuk menjamin bahwa informasi melewati dan menuju sub sistem yang diperlukan.

3.    Memiliki sub sistem

Sistem informasi manajemen adalah serangkaian sub sistem yang merupakan bagian dari keseluruhan dari sistem yang terpadu. Masing – masing dari sub sistem ini menyumbang tercapainya sasaran sistem informasi manajemen dalam organisasi. Sehingga sub sistem – sub sistem ini harus disusun secara cermat dan ditetapkan sebagai bagian dari rencana jangka panjang.

4.    Terintegrasi secara rasional

Suatu sistem informasi manajemen yang ada pada suatu organisasi atau perusahaan haruslah terintegrasi secara jelas dan rasioanal bukan terpisah – pisah. Karena integrasi ini membuat pemrosesan informasi menjadi efisien dengan cara mengurangi pemrosesan antara (intermediate processing) dan peristiwa pemrosesan data yang sama oleh berbagai departemen, dan keuntungan lainnya adalah memberikan informasi lebih singkat, lengkap, dan relevan.

5.    Mentransformasikan data ke dalam informasi dengan berbagai cara

Ada berbagai data dimana data harus ditransformasikan kedalam sebuah sistem informasi, misalnya saja, data untuk organisasi tertentu mungkin dapat diringkas dalam biaya keseluruahan, biaya variabel, biaya standar untuk masing – masing unit organisasi. Berbagai cara dimana sistem informasi manajemen harus mentransformasikan data ke dalam informasi ditentukan oleh sifat personil organisasi, sifat tugas kemana informasi tersebut ditujukan, dan pengharapan dari penerima eksternal atas informasi.

6.    Meningkatkan produktivitas

Suatu sistem informasi manajemen yang dikembangkan harus mempu melaksanakan berbagai tugas rutin seperti penyiapan dokumen. Sistem ini juga harus mampu memberikan layanan terbaik bagi organisasi, serta mampu membantu manajer dalam proses pengambilan keputusan. Sehingga produktivitas dari organisasi dapat meningkat.

7.    Menggunakan kriteria mutu yang telah ditetapkan

Sistem informasi manajemen harus sesuai dengan kriteria mutu yang telah ditetapkan oleh organisasi agar sistem informasi ini sesuai dengan toleransi terhadap kecepatan, relevansi, dan ketepatan informasi. Selain itu sistem informasi yang dibangun juga harus mampu memberikan informasi yang relevan bagi organisasi. Hal ini sangat diperlukan agar organisasi dapat menentukan langkah – langkah yang harus diambil kedepannya untuk dapat bersaing dengan organisasi – organisasi lainnya. 

SISTEM INFORMASI PENDUKUNG BISNIS

1.    Sistem Informasi Pemasaran

           Dalam dunia bisnis, marketing atau pemasaran memiliki fungsi dan tanggung jawab terhadap penjualan produk – produk yang diproduksi oleh suatu perusahaan baik itu berupa barang maupun jasa. Marketting atau pemasaran dalam hal ini juga memiliki fungsi untuk mengidentifikasi karakteristik dari konsumennya, produk – produk apa sajakah yang sangat banyak konsumen butuhkan untuk memenuhi kebutuhan – kebutuhan hidup dari konsumen baik itu berupa kebutuhan primer, sekunder, maupun tersier. Selain kedua hal tersebut marketting atau pemasaran juga berkaitan erat dengan proses periklanan dan promosi dari suatu produk barang dan juga jasa, serta merencanakan penggembangan dari produk dan jasa untuk meningkatkan kepuasan konsumennya. Sehinggga, marketting atau pemasaran dapat disimpulkan selalu berhubungan erat dengan pelangggan, penjualan produk dan jasa, dan menindaklanjuti penjualan. Oleh sebab itulah perlu adanya suatu sistem informasi manajemen yang dapat mendukung dari kegiatan marketting atau pemanasaran agar suatu organisasi atau perusahaan tetap dapat berdiri kokoh ditengah persaingan – persaingan bisnis yang sangat ketat.

            Suatu sistem informasi manajemen diperlukan untuk mengidentifikasi dan membantu perusahaan atau organisasi khususnya seorang manager dan pekerja yang bergerak pada bidang marketting atau pemasaran untuk dapat memantau tren – tren pemasaran yang paling up to date sehingga dengan cara inilah strategi marketting atau penjualan yang dilakukan tidak terkesan membosankan bagi konsumen dan dapat menarik minat konsumen untuk memakai produk atau jasa yang ditawarkan. Dengan adanya sistem informasi manajemen, sebuah organisasi atau perusahaan juga dapat memantau kinerja dari perusahaan atau organisasi lain yang menjadi kompetitornya. Keuntungan lainnya dari adanya sistem informasi yaitu sebuah organisasi atau perusahaan mampu melakukan riset pasar, menganalisis iklan, membuat kebijakan penetapan harga secara cepat, tepat, dan akurat, dapat mencari dan menghubungi pelanggan secara cepat, dapat menentukan daerah pemasaran yang strategis, mampu memantau kinerja pemasaran dari organisasi atau perusahaannya sendiri, dan pelanggan dapat melakukan pemesanan secara on-line sehingga hal ini sangat mendukung dalam peningkatan kualitas layanan yang diberikan kepada pelanggannya.

            Manfaat dari sistem informasi manajemen terhadap bidang penjualan. antara lain yaitu:

a.    Pendukung penjualan

Suatu sistem informasi penjualan yang mendukung penjualan harus mampu memberikan informasi pada personil penjualan mengenai hal – hal berikut yaitu : Deskripsi produk dan spesifikasi kinerja, harga – harga produk, Potongan harga berdasarkan jumlah dan informasi potongan harga produk lainnya, Insentif penjualan untuk wiraniaga, Promosi penjualan, Rencana pembiayaan untuk pelanggan, Kekuatan dan kelemahan dari produk – produk pesaing, Sejarah hubungan pelanggan dengan perusahaan, Kebijaksanaan dan prosedur – prosedur penjualan yang ditetapkan oleh perusahaan, Produk – produk yang belum diperkenalkan, Tingkat persediaan produk.

b.    Analisis penjualan

Sistem informasi analisis penjualan merupakan satu dari sistem yang paling luas dan terpenting dari sebagian besar perusahaan yang terlibat dalam penjualan. Tujuannya adalah untuk menyediakan informasi buat penganalisisan terkait dengan kecenderungan penjualan produk, probabilitas sebuah produk, kinerja dari tiap daerah penjualan dan cabang penjualan, dan prestasi wira niaga. Informasi ini diperoleh dari sistem pemasukan data pesanan penjualan yang  sebagaian besar adalah informasi transaksi dari penjualan aktual dan yang dibuat dalam faktur penjualan.

c.    Riset konsumen

Riset konsumen merupakan proses mengidentifikasi karakteristik dan kebiasaan – kebiasaan konsumen terhadap produk – produk yang ditawarkan oleh perusahaan. Informasi – informasi yang didapat dari kegiatan riset konsumen ini membantu perusahaan untuk melayani pelanggan yang ada dan memperoleh pelanggan baru. Analisis ini dapat juga mempengaruhi jangka waktu pemberian kredit dan potongan – potongan harga yang diberikan kepada pelanggan. Riset ini juga dapat memberikan peringatan dini bahwa pesaing – pesaing tertentu merupakan suatu ancaman yang besar untuk pelanggan – pelanggan tertentu. Kerap kali analisis ini mengarah pada negosiasi antara manajer pemasaran dan para manajer senior terkait dengan pelanggan, khususnya pada persoalan yang berada diluar wiraniaga yang berhubungan langsung dengan pelanggan. Misalnya saja tentang spesifikasi produk.

d.    Riset pasar

Riset pasar adalah suatu riset yang lebih luas dari riset konsumen dalam arti memusatkan perhatian pada lokasi pemasaran keseluruhan untuk produk – produk perusahaan. Riset pasar ini bertujuan untuk menaksir ukuruan keseluruhan dari pasar untuk tiap lini produk, serta untuk tiap produk dalam suatu lini produk. Riset pasar ini biasanya dilakukan untuk jangka pendek maupun jangka panjang. Kebutuhan informasi yang sangat penting untuk analisis potensi pasar adalah informasi mengenai ekonomi dan kecenderungan – kecenderungan ekonomi dan pengaruh yang mungkin terjadi dari kecenderungan – kecenderungan tersebut terhadap permintaan produk, informasi mengenai penjualan masa sebelumnya dan kecenderungan – kecenderungan penjualan untuk keseluruhan industri, dan informasi mengenai produk – produk pengganti yang kompetitif .

e.    Riset pesaing

Sebuah perusahaan harus mengumpulkan informasi sebanyak – banyaknya mengenai para pesaing – pesaingnya, dimana informasi – informasi tersebut mencangkup tentang spesifikasi dari produk – produk pesaingnya, kekuatan dan kelemahan dari operasi pesaing, tingkat pelayanan pada pelanggan dan kebijaksanaan pesaing terhadap pelanggan, struktur dan kekuatan keuangan pesaing, serta rencana tentang produk baru, tujuan dan strategi pemasaran, rencana promosi produk dari pesaing, dan reaksi yang mungkin terjadi dari rencana perusahaan tersebut. Informasi – informasi tersebut diperlukan agar perusahaan mampu mengembangkan strategi – strategi yang lebih kuat dari pesaingnya sehingga tetap mampu bersaing dipasaran.

f.     Peningkatan promosi dan iklan

Sistem informasi promosi dan periklanan harus mampu menjadi gudang informasi yang membantu manajer dalam membuat promosi dan periklanan dengan cara belajara dari masa lalu. Dengan mengorganisasikan dan menganalisis informasi ini secara sistemastis, suatu perusahaan dapat membentuk badan yang mengetahuai seperti apa corak dari lokasi pemasaran tersebut. Sehingga peningkatan promosi dan periklanan dapat disesuaikan dengan corak lokasi pemasaran tersebut. Dengan cara seperti itulah suatu produk dari perusahaan akan lebih cepat diketahui oleh konsumen.

g.    Pengembangan produk baru

Riset tehadap produk baru menyangkut penganalisisan suatu kesempatan yang memungkinkan bagi produk baru dan juga menyangkut tentang pengevaluasian atas spesifikasi yang lebih disukai dan keberhasilan pasar yang memungkinkan. Dengan dilakukannya pengembangan produk baru diharapkan dapat meningkatka kepuasan pelanggan, dan lebih menarik dari minat pelanggan tersebut. Pengembangan produk baru ini diterapkan sebagai upaya mengatasi kejenuhan masyarakat terhadap suatu produk.

h.    Perkiraan penjualan

Perkiraan penjualan merupakan satu diantara aktivitas yang paling penting di banyak perusahaan, dan untuk perusahaan – perusahaan tersebut sistem informasi perkiraan penjualan harus dikembangkan sebaik mungkin. Perkiraan penjualan ini bersangkutan dengan masa yaang akan datang yang semakin sulit karena informasi konkrit mengenai masa yang akan jumlahnya sangatlah sedikit sehingga sangat rentan sekali. Informasi – informasi dasar yang diperlukan dalam perkiraan penjualan antara lain yaitu:

·         Penjualan sebelumnya. Informasi ini diberikan olehsistem informasi analisis penjualan

·         Kondisi pasar

·         Aktivitas pesaing

·         Rencana promosi dan periklanan

i.     Perencanaan produk dan penetapan harga produk

Perencanaan produk memberiakan informasi pada sebagian besar aktivitas pemasaran yang menentukan arah dan pusat perhatian perusahaan. Misalnya saja bagian perencanaan produk memberikan informasi pada bagian penjualan mengenai strategi penjualan dan lain sebaigainya. Selain itu perencanaan produk juga memutuskan produk – produk baru apa saja yang akan dikeluarkan atau diperkenalkan dan memberikan informasi – informasi terkait pada bagian pengembangan produk. Sehingga produk – produk yang keluar dipasaran selalu up to datae, selalu diminati masyarakat, dan tidak menimbulkan kejenuhan. Sementara itu penetapan harga produk merupakan suatu aktivitas manajerial yang rumit yang dipengaruhi olehbiaya produksi, permintaan pelanggan, psikologi pasar, harga produk pesaing, dan berbagai tindakan yang dilakukan oleh pesaing. Dalam penentuan harga produk suatu perusahan harus melakukannya dengan sangat cermat dan teliti karen kegiatan ini merupakan kegiatan yang sangat vital sekali. Bila suatu perusahaan salah dalam penentuan harga produk maka dapat dipastikan bahwa perusahaan tersebut tidak mampu bertahan lama.

j.     Kontrol pengeluaran

Kontrol pengeluaran dalam suatu perusahaan sangatlah penting karena kontrol keuangan ini berkaitan dengan rencana – rencana kegiatan dimasa mendatang. Kontrol pengeluaran ini juga berkaitan erat dengan keuntungan yang hendak ingin dicapai oleh perusahaan terhadap produksi – produksi yang sudah dipasarkan. Kontrol keuangan ini dapat dilakukan dengan cara membuat buku atau daftar pengeluaran perusahaan yang kemudian dituangkan dalam laporan keuangan perusahaan. Dengan adanya kontrol pengeluaran ini, perusahaan mampu menentukan tindakan – tidakan yang terkait dengan perbandingan pengeluaran dan keuntungan. Selain itu dengan kontrol keuangan ini juga sebuah perusahaan mampu menhindari suatu keadaan yang bernama kerugian.

2.    Sistem Informasi Manufaktur (Produksi)

          Dalam suatu perusahaan, baik itu perusahaan jasa, perusahaan dagang, maupun perusahaan manufaktur, kegiatan produksi sangatlah berperan penting dalam berjalannya suatu bidang usaha tersebut. suatu kegiatan produksi mencakup beberapa hal, anatra lain perencanaan, pembangunan, serta pemeliharaan terhadap fasilitas produksi. Produksi dapat diartikan sebagai suatu kegiatan atau proses yang mentransformasikan masukan (input) menjadi suatu keluaran (output). Dalam arti sempit, produksi juga dapat dikatakan sebagai kegiatan menghasilkan barang, baik setengah jadi, barang jadi, barang industri, suku cadang, dsb.

          Dalam aktivitas produksi diperlukan suatu manajemen yang bertujuan untuk mengatur jalannya suatu kegiatan produksi agar sesuai dengan tujuan organisasi. Manajemen produksi dapat diartikan sebagai kegiatan untuk mengadakan perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, pengkoordinasian untuk mengelola secara optimal. Dalam kegiatan produksi, juga dperlukan suatu perencanaan produksi yang dilaksanakan untuk mencapai tujuan yang diinginkan oleh suatu organisasi. Perencanaan    produksi    sangat    erat    kaitannya    dengan    pengendalian    persediaan sehingga sebagian  besar  perusahaan  manufaktur  menempatkan  fungsi  perencanaan  dan pengendalian persediaan dalam satu kesatuan.

          Pengendalian produksi bertujuan untuk menetapkan kebutuhan produksi dan tingkat persediaan pada saat tertentu, memonitor tingkat persediaan, membandingkannya dengan rencana persediaan dan melakukan revisi rencana produksi pada saat yang ditentukan, serta untuk melakukan stabilisasi produk dan tenaga kerja terhadap fluktuasi permintaan. Pengendalian produksi dilakukan pada beberapa aspek, yaitu pengendalian proses produksi, pengendalian bahan baku, pengendalian tenaga kerja, pengendalian kualitas, dan pengendalian  pemeliharaan peralatan

.

3.    Sistem Informasi Sumber Daya Manusia (SDM)

          Perusahaan yang baik ialah perusahaan yang mampu mengetahui dengan pasti di bagian mana suatu produktivitas dapat dihasilkan dengan baik dan tanpa batas. Sementara itu, produktivitas sendiri berasal dari kelompok-kelompok karyawan yang merasa tertantang, diberdayakan, mempunyai semangat dan dapat dihargai oleh suatu perusahaan. Dengan demikian, dapat disimpulkan bahwa keberhasilan suatu perusahaan tidak lepas dari kinerja para pegawainya. Robert J. Eaton (CEO of Chrysler Corp.) mengatakan bahwa satu-satunya cara yang dapat dilakukan oleh suatu perusahaan untuk dapat berkompetisi ialah dengan menggunakan manusia. Budaya Anda dan bagaimana Anda memotivasi serta memberdayakan dan mendidik karyawan Anda merupakan hal yang dapat membuahkan hasil mengagumkan.

          Oleh karena Sumber Daya Manusia (SDM) sangat memiliki pengaruh yang sangat vital dalam kompetisi dan strategi bertahan jangka pendek dan jangka panjang maka, para analis bisnis sangat memperhatikan apakah suatu perusahaan telah memiliki sistem pengolahan SDM dengan benar dan baik dalam rangka mewujudkan pekerjaan yang efektif dalam menghadapi suatu tantangan persaingan global maupun domestik. Dalam upaya mewujudkan atau menciptakan SDM yang berkualitas atau dapat diandalkan maka, diperlukan suatu sistem mengenai manajemen SDM.

4.    Sistem Informasi Akuntansi

          Akuntansi disini berperan sebagai sistem informasi yang nantinya akan mengidentifikasi, mengumpulkan, memproses hingga mengkomunikasikan informasi mengenai entitas ekonomi kepada para pengguna yang membutuhkannya. Sedangkan yang dimaksud dengan sistem itu sendiri merupakan gabungan antara sumberdaya yang saling berkaitan satu sama lain untuk mencapai suatu tujuan. Jadi dapat kita pahami jika keduanya digabungkan yaitu antara sistem informasi dan akuntansi maka pengertiannya menjadi sistem informasi formal yang terdiri dari kumpulan sumberdaya antara lain manusia dan peralatan dengan tujuan untuk mengumpulkan, memproses, mengendalikan hingga tersampaikannya informasi tersebut melalui jaringan komunikasi kepada para pemakai dengan tujuan tertentu mereka. Terdapat suatu pernyataan dari badan yang berwenang mengenai kaitan antara akutansi dan sistem informasi : Pada hakikatnya, akuntansi merupakan sistem informasi. Jelasnya, akuntansi merupakan penerapan teori umum informasi terhadap masalah oeperasi yang ekonomik dan efisien. Akuntansi juga membentuk sebagian besar informasi umum yang dinyatakan secara kuantitatif. Akuntansi menjadi bagian dalam sistem informasi dan juga menjadi bagian dari suatu bidang yang tetap dibatasi oleh konsep informasi. (Dalam buku Sistem Akuntansi dan Informasi, hal.12)

          Sistem Informasi Akuntansi (SIA) yang merupakan suatu system informasi tertua atau dapat  dikatakan pula suatu aplikasi system computer utama yang pertama untuk mengolah data akuntansi. Sistem Informasi Akuntansi (SIA) memiliki empat tugas dasar sebagai pengumpul data, manipulasi data, penyimpanan data dan penyimpanan dokumen Jika Anda adalah seseorang yang ingin masuk ke bisnis baru, pentingnya akuntansi tidak boleh diabaikan. Akuntansi dan Keuangan adalah dua istilah yang sangat berguna dalam bisnis apakah Anda bekerja pada hari ke rekening kegiatan hari atau strategi jangka panjang yang dihadapi Anda saat membuat dan menjalankan sebuah perusahaan. Software Akuntansi selalu merupakan pilihan karena dapat berarti biaya setup rendah bersama dengan membantu Anda memulai bisnis dengan pembukuan yang baik dan prinsip – prinsip akuntansi dari awal.

          Peran Teknologi Informasi Akuntansi sebagai alat bantu dalam  pengambilan keputusan bisnis pada berbagai fungsi dan level manajerial, menjadi suatu hal yang  sangat penting bagi pengelola bisnis khususnya pada peningkatan kinerja keuangan suatu perusahaan.

PENUTUP

          Sistem Informasi dalam perusahaan sangat penting sekali dalam menunjang kinerja perusahaan, karena sebuah perusahaan yang mempunyai jaringan yang sangat luas membutuhkan data yang sangat cepat, inovatif dan akurat dalam menunjang operasional perusahaan. Sistem informasi manajemen perusahaan tidak akan berjalan dengan baik apabila tidak ditunjang dengan sistem informasi masing-masing divisi misalnya sistem informasi pemasaran, manufaktur, sumber daya manusia, maupun sistem informasi akuntansi.

          Perkembangan teknologi informasi dan inovasi para pemikir sistem telah mengantarkan organisasi bisnis bekerja lebih efektif dan efisien dibanding sebelumnya. Proses pengambilan keputusan bisnis juga semakin singkat dan akurat berkat dukungan sistem informasi yang mampu mengelola dan mengolah data di lapangan secara cepat. Meskipun belum mendominasi, banyak organisasi bisnis yang telah memanfaatkan berbagai produk sistem informasi untuk kepentingan bisnisnya, baik dalam skala kecil maupun besar.